Inventarul unui magazin mic înseamnă numărarea fizică a întregii mărfi și compararea rezultatului cu stocul din evidență. Diferența dintre cele două arată pierderile, erorile de înregistrare și produsele care stau prea mult pe raft. Un inventar bine pregătit durează câteva ore, nu câteva zile, și oferă cifrele pe care se sprijină comenzile din lunile următoare.
De ce se face inventarul într-un magazin mic?
Inventarul se face pentru ca stocul din evidență să corespundă cu marfa existentă fizic, iar valoarea mărfii din bilanț să fie reală. Legislația contabilă cere inventarierea cel puțin o dată pe an, de regulă la încheierea exercițiului financiar, iar detaliile se stabilesc împreună cu contabilul firmei.
Dincolo de obligație, inventarul are o utilitate practică. Scoate la iveală produsele expirate sau deteriorate, mărfurile care nu se mai vând și articolele care lipsesc des. Multe magazine fac, în plus, inventare parțiale lunare pe categoriile cu valoare mare sau cu pierderi frecvente.
Cum se pregătește inventarul?
Pregătirea inventarului începe cu o zi și o oră fixate, când vânzările și recepțiile de marfă sunt oprite sau separate clar de marfa numărată.
- Toate documentele se înregistrează înainte: facturile de intrare, retururile și vânzările din ziua respectivă.
- Raftul se ordonează: produsele identice se adună la un loc, iar marfa din depozit se așază pe coduri.
- Spațiul se împarte pe zone numerotate: raft, vitrină, depozit, frigidere.
- Se pregătesc listele pe zone, fără cantitățile scriptice, pentru ca numărătoarea să nu fie influențată.
- Marfa defectă sau expirată se pune deoparte și se numără separat.
Același principiu de ordine se aplică și la documente: un sistem de culori pentru dosarele cu acte face ca facturile și listele de inventar să fie găsite ușor la verificare.
Cum se numără corect marfa?
Marfa se numără corect pe zone, în echipe de câte două persoane: una numără, cealaltă scrie, iar fiecare zonă terminată se marchează. Numărătoarea merge mereu în aceeași direcție, de la stânga la dreapta și de sus în jos, pentru ca niciun raft să nu fie sărit sau numărat de două ori.
- Produsele vândute la greutate se cântăresc, nu se estimează.
- Cutiile sigilate se numără ca atare doar dacă ambalajul este intact și conține un număr standard de bucăți.
- Zonele cu diferențe mari se renumără de o altă echipă.
- Listele se semnează la final de cei care au numărat.
Cum se calculează pierderile din stoc?
Pierderea din stoc se calculează ca diferența dintre valoarea scriptică și valoarea faptică a mărfii, raportată la vânzările din aceeași perioadă. Indicatorul permite comparații între ani și între categorii de produse.
| Element | Exemplu |
|---|---|
| Stoc scriptic, la preț de achiziție | 84.000 lei |
| Stoc faptic, după numărare | 82.300 lei |
| Diferență (lipsă) | 1.700 lei |
| Vânzări în perioada analizată, la preț de achiziție | 120.000 lei |
| Rata pierderilor | 1.700 / 120.000 = aproximativ 1,4% |
Cifra are sens mai ales comparată cu propriile inventare anterioare. Felul în care se tratează contabil și fiscal lipsurile depinde de natura lor, iar acest aspect se discută cu contabilul.
Ce cauze au diferențele găsite la inventar?
Diferențele găsite la inventar au, de cele mai multe ori, cauze administrative, nu furturi. Cele frecvente sunt facturile de intrare neînregistrate, produsele vândute sub alt cod, retururile neoperate, erorile de unitate de măsură (bax în loc de bucată) și marfa degradată aruncată fără document. Un plus de stoc la un produs și un minus la un produs asemănător indică aproape sigur o confuzie de cod la vânzare.
Pierderile reale, prin furt sau prin deteriorare, apar de obicei concentrate pe câteva categorii, iar inventarele parțiale pe acele categorii arată dacă măsurile luate au efect.
Ce se face cu rezultatele inventarului?
Rezultatele inventarului se folosesc pentru corectarea stocului din evidență și pentru deciziile de aprovizionare. Produsele fără nicio vânzare în ultimele 6–12 luni intră pe o listă de lichidare, iar cele care lipsesc des primesc un stoc minim mai mare. Concluziile pot deveni obiective concrete pentru trimestrul următor, formulate după modelul descris în articolul despre obiectivele trimestriale (OKR). Când magazinul își schimbă sediul, inventarul complet este și punctul de plecare pentru mutare, alături de verificările din ghidul despre închirierea unui spațiu comercial.
